Skilmálar og Stefna um upplýsingaöryggi og persónuvernd

Um vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini á grundvelli persónuverndarstefnu.

1. Almennt

Á milli BSV ehf (BS Verktakar) og viðskiptavina er samningssamband um veitingu á vöru og eða þjónustu. Svo unnt sé að veita og afhenda hana þarf fyrirtækið að afla, skrá, vista og vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini þannig að BSV ehf geti uppfyllt skyldur sínar gagnvart viðkomandi viðskiptavini. Ekki er um vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga að ræða.

Gagnvart viðskiptavini ábyrgist BSV ehf að öll vinnsla persónuupplýsinga af hálfu fyrirtækisins samræmist Stefnu BSV ehf um upplýsingaöryggi og persónuvernd, lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglum sem settar eru samkvæmt þeim. Í skjali þessu sem sett er til fyllingar stefnunni er að finna upplýsingar og fræðslu um þau atriði sem BSV ehf ber að veita vegna öflunar og vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini.

2. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini

BSV ehf safnar og vinnur tilgreindar persónuupplýsingar um viðskiptavini í þeim tilgangi að geta veitt BSV ehf  um þá vöru og þá þjónustu sem samið er um að BSV ehf veiti og innheimt fyrir þá þjónustu áskilið endurgjald.

Einnig svo unnt sé að tryggja ætíð bæði bestu mögulegu gæði vöru og þjónustu. Einnig kann að vera unnið með persónuupplýsingar í þeim tilgangi að greina markaðsleg tækifæri með það fyrir augum að bjóða viðbótar þjónustu eða nýja þjónustu.

Tilgangur með vinnslu persónuupplýsinga getur einnig verið annar en greint er frá hér að framan. Til dæmis heldur BSV ehf úti rafrænni vöktun þar sem tilgangurinn er sértækur hverju sinni en slík vinnsla fer einkum fram til að tryggja öryggi starfsfólks, gæði þjónustu og í öryggis- og eignavörsluskyni: Myndavélaeftirlit í og við mannvirki BSV ehf, símavöktun í þjónustuveri, ökuritar í bifreiðum og með talstöðvum á Tetra samskiptakerfinu. Um rafræna vöktun gilda reglur persónuverndar um rafræna vöktun og leiðbeiningaskjöl í rekstrarhandbók BSV ehf, en þar er fjallað m.a. um tilgang vöktunar hverju sinni, hverjir sæti henni, hvar og hvenær henni er beitt, hverjar skyldur BSV ehf eru í þeim efnum og hver réttindi starfsfólks eru.

BSV ehf ábyrgist að persónuupplýsingar um viðskiptavini verði ekki notaðar í öðrum tilgangi en þeim sem afmarkaður er hér að framan nema með fullri vitneskju og eða samþykki viðskiptavinar.

3. Á hvaða heimild byggir vinnsla persónuupplýsinga um viðskiptavini

Vinnsla persónuupplýsinga um viðskiptavini er einkum nauðsynleg vegna framkvæmdar á samningi milli BSV ehf  og viðkomandi einstaklings um veitingu fyrirtækisins á vöru og eða þjónustu. Að auki kann einhver vinnsla að byggjast á lögum, t.a.m. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, lögum um bókhald nr. 145/1994 og lögum um ársreikninga nr. 3/2006.

Þar sem samþykki er grundvöllur vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini, gilda um það sérstakir skilmálar sem viðskiptavinur hefur undirgengist þegar hann veitti samþykkið. Slíkum skilmálum verður ekki breytt nema að fengnu samþykki viðskiptavinar.

4. Tegund persónuupplýsinga sem unnið er með

BSV ehf safnar og vinnur einkum úr eftirfarandi upplýsingum um viðskiptavini:

a. Nafn
b. Kennitala
c. Heimilisfang
d. Símanúmer
e. Netfang
f. Bankareikninga
g. Greiðslukortaupplýsingar sem eru dulkóðaðar í sólarhring og svo eytt
h. Notkunarsaga – álestrar/reikningar
i. Bilanasaga -rekstrartruflanir
j. Vanskilaupplýsingar
k. Samskiptaupplýsingar
l. Umsóknir um þjónustu/vöru (t.d. BSV EHF (BS VERKTAKAR) lykil að hraðhleðslum o.s.frv.)
m. Hljóðritanir símtala í þjónustuver BSV EHF (BS VERKTAKAR)
n. Gæslumyndavélar á almennum svæðum í og við starfsstöðvar

Þegar viðskiptavinur á í samskiptum við BSV ehf  á samfélagsmiðlum gilda reglur viðkomandi miðils um vernd og vistun persónuupplýsinga. Þar sem við á færir BSV ehf  viðkomandi samskipti / upplýsingar yfir í sín kerfi og fer þar um vernd og vistun þeirra skv. Stefnu BSV ehf  um upplýsingaöryggi og persónuvernd og reglum settum til innleiðingar á henni.

5. Vafrakökur

BSV ehf  safnar upplýsingum með notkun á vafrakökum. Vafrakökur eru litlar textaskrár sem geymdar eru á vafra notenda. Við notum vafrakökur á vefsíðu okkar til að auðkenna notendur. Notkun á vafrakökum gerir okkur því kleift að veita notendum betri upplifun og stuðla að frekari þróun vefsíðunnar.

BSV  ehf  styðst við ýmsar tegundir vafrakakna á vefsíðu sinni, en þær er í fyrsta lagi nauðsynlegar vafrakökur sem tryggja rétta virkni vefsíðunnar. Í öðru og þriðja lagi tölfræði- og stillingavafrakökur sem safna nafnlausum tölfræðiupplýsingum og muna stillingar notenda á vefsíðunni og í fjórða lagi vafrakökur sem notaðar eru í markaðslegum tilgangi, en þær safna upplýsingum um virkni notenda í þeim tilgangi að sníða auglýsingar og annað efni að hverjum notanda.

Fyrir nánari upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga hjá BSV ehf með vafrakökum.

6. Viðtakendur persónuupplýsinga um viðskiptavini

Upplýsingar um viðskiptavini eru vistaðar hjá BSV ehf  eða á vegum fyrirtækisins á Íslandi eða hjá samstarfsaðila innan EES-svæðisins þar sem reglur um meðferð persónuupplýsinga eru þær sömu og á Íslandi. Persónuupplýsingar verða ekki afhentar þriðja aðila nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, vinnslusamnings eða samþykkis viðskiptavinar.

7. Varðveislutími – Hversu lengi persónuupplýsingar um viðskiptavini eru varðveittar

BSV ehf vistar persónuupplýsingar um viðskiptavini í þann tíma sem lög gera ráð fyrir og nauðsynlegt er m.v. tilgang vinnslunnar. 

8. Réttur viðskiptavinar til andmæla, til aðgangs, leiðréttingar og eyðingar/takmörkunar vinnslu

Viðskiptavinur hefur rétt til að andmæla söfnun BSV EHF (BS VERKTAKAR)  á persónuupplýsingum telji hann að hún samræmist ekki tilgangi hennar, meðalhófs sé ekki gætt eða ef hann telur að ná megi sama tilgangi með vægari hætti.
Viðskiptavinur getur óskað eftir því að fá upplýsingar um þá vinnslu sem á sér stað hjá BSV EHF (BS VERKTAKAR)  um hann enda standi hagsmunir annarra ekki í vegi fyrir því. Beiðni  þar um skal afgreidd eins fljótt og auðið er og ekki síðar en innan mánaðar frá móttöku beiðni viðskiptavinar þar um.

Viðskiptavinur kann að eiga rétt á að krefjast þess að röngum, villandi eða ófullkomnum persónu­upplýsingum um sig verði leiðréttar og eða þeim eytt.

9. Réttur viðskiptavinar til að leggja fram kvörtun og athugasemdir

Vilji viðskiptavinur koma andmælum, kvörtun eða athugasemdum á framfæri vegna vinnslu persónuupplýsinga skal henni beint að fyrirtækinu. Sé ekki brugðist við af hálfu viðkomandi einingar getur viðskiptavinur leitað til persónuverndarfulltrúa BSV ehf (BS Verktakar) uverndarfulltrui (hjá) or.is (sjá nánar hér að neðan).

Viðskiptavini er einnig heimilt að bera vinnslu persónuupplýsinga undir Persónuvernd

10. Nákvæmni og áreiðanleiki upplýsinga

BSV EHF (BS VERKTAKAR)  ber ábyrgð á áreiðanleika upplýsinga og að upplýsingar um viðskiptavin séu ávallt upp-færðar í samræmi við tilkynningar hans um breytingar og að teknu tilliti til tilgangs vinnslunnar.

Viðskiptavinur ber ábyrgð á að upplýsa BSV EHF (BS VERKTAKAR)  um breytingar sem gera þarf á upplýsingum um hann. 

11. Öryggi persónuupplýsinga um viðskiptavini

BSV EHF (BS VERKTAKAR)    tryggir öryggi persónuupplýsinga með tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Um þær ráðstafanir er fjallað nánar í upplýsingaöryggisstefnu fyrirtækisins og viðeigandi leiðbeiningaskjölum í rekstrarhandbók BSV EHF (BS VERKTAKAR).
Aðgangur að persónuupplýsingum um viðskiptavini er takmarkaður við það starfsfólk, sem nauðsynlega þarf slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsfólk er upplýst og meðvitað um skyldu þeirra til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga sem þeir hafa aðgang að. Trúnaður og þagnarskylda þeirra gildir áfram þótt látið sé af störfum.
Að öðru leyti en kveðið er á um hér að framan fer um meðferð persónuupplýsinga um starfsfólk skv. lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og ráðstöfunum sem innleiddar eru af hálfu BSV EHF á grundvelli þeirra.

Persónuverndarfulltrúi BSV ehf (BS Verktakar)   er Bjarni Hilmar Jónsson, [email protected]

Gildistaka

Viðskiptaskilmálar þessir taka gildi frá og með 1. maí 2023.

Scroll to Top